PRINCE2: Skuteczne Zarządzanie Projektem w Świecie IT

Czym jest PRINCE2?

Jednym z kluczowych aspektów skutecznego zarządzania projektami w świecie IT jest zrozumienie metodologii takiej jak PRINCE2. To podejście, które odnosi się do efektywnego planowania, kontroli oraz wykonania projektów, stworzonego w celu zapewnienia sukcesu i minimalizacji ryzyka.

Historia PRINCE2

Metodyka zarządzania projektami PRINCE2 nie zrodziła się w próżni – jej korzenie sięgają lat 70., gdy firma prywatna Simpact Systems Limited stworzyła PROMPT (Project Resource Organisation Management Planning Technique) jako metodę prowadzenia projektów informatycznych. To były początki, które zmieniły podejście do zarządzania projektami.

Początkowo opracowana dla potrzeb projektów informatycznych, PROMPT został rozwinięty na zamówienie rządowe, wzbogacając się o aspekty zarządzania jakością. Standard, znany jako PROMPT II, znalazł zastosowanie w brytyjskiej administracji rządowej w 1983 roku.

Zmiana właściciela metodyki – przejęcie przez firmę LBMS – oznaczała również zmianę nazwy i dalszy rozwój. W 1989 roku brytyjska agencja rządowa Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) przemianowała standard na PRINCE (Projects IN Controlled Environments). To właśnie wtedy metodyka rozpoczęła swój marsz poza świat IT.

Pierwsza oficjalna publikacja PRINCE2 miała miejsce w 1996 roku, prezentując ogólną metodę zarządzania projektami, niezależną od konkretnego sektora biznesowego. Szybko zdobyła popularność w Wielkiej Brytanii. Jej znaczenie zaczęło się szerzyć na arenie międzynarodowej, stając się główną alternatywą dla innych standardów, w tym nawet dla PMBOK instytutu PMI.

Przez lata PRINCE2 doświadczył zmian i aktualizacji, z ostatnią wersją wydaną w 2009 roku przez Office for Government Commerce (OGC). Jego ewolucja od PROMPT do globalnego standardu świadczy o adaptacyjności i uniwersalności tej metodyki. Nadal pozostaje kluczowym narzędziem zarządzania projektami na całym świecie.

PRINCE2 opiera się na 7 zasadach

Zasady PRINCE2 stanowią fundament skutecznego zarządzania projektami, szczególnie w świecie informatycznym. Ich praktyczne zastosowanie odgrywa kluczową rolę w osiągnięciu sukcesu projektowego. Przyjrzyjmy się bliżej, jak każda z tych zasad znajduje praktyczne odzwierciedlenie w środowisku programistycznym.

1. Ciągłe uzasadnienie biznesowe

Podczas rozwoju oprogramowania, ważne jest regularne sprawdzanie i potwierdzanie, czy cele biznesowe projektu pozostają spójne z celami organizacyjnymi. Przykładowo, przed każdym etapem projektu można przeprowadzić analizę. Pozwala to upewnić się, że cele biznesowe są nadal aktualne i uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia.

2. Korzystanie z doświadczeń

Po zakończeniu każdego etapu projektu programistycznego, zespół może zbierać opinie i wnioski dotyczące wydajności, problemów czy sukcesów. Następnie te doświadczenia mogą być wykorzystane do ulepszania kolejnych etapów lub przyszłych projektów.
Ta zasada znalazła swoje odzwierciedlenie w metodologiach Agile. Sprint review czy retrospekcje pozwalają na ciągłe ocenianie postępów i adaptację procesów.

3. Zdefiniowane role i obowiązki

W zespole programistycznym każda rola, od programisty po lidera zespołu, powinna mieć jasno określone obowiązki i odpowiedzialności. To pomaga w unikaniu niejasności, podwójnych prac oraz zapewnia skuteczną koordynację działań.

4. Zarządzanie etapowe

Przy rozwijaniu aplikacji mobilnej, podział projektu na etapy, takie jak projektowanie, implementacja, testowanie i wdrożenie, umożliwia lepszą kontrolę nad postępem prac oraz zwiększa elastyczność w dostosowaniu strategii do zmieniających się warunków.

5. Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji

Określenie przedziałów tolerancji, na przykład co do czasu potrzebnego na rozwinięcie funkcjonalności aplikacji, pozwala zespołowi elastycznie dostosować się do różnych warunków, minimalizując jednocześnie ryzyko opóźnień czy niedotrzymania terminów.

6. Koncentracja na produktach

Przy tworzeniu systemu zarządzania bazą danych, skupienie na konkretnych produktach do dostarczenia, takich jak sprecyzowane funkcje czy moduły systemu, pozwala na skuteczne planowanie oraz kontrolę postępów.

7. Dostosowanie do warunków projektu

W przypadku projektu rozwijania oprogramowania dla różnych platform, elastyczność w dostosowywaniu strategii projektowej do zmieniających się wymagań rynku czy technologicznych zmian jest kluczowa dla sukcesu projektu. To umożliwia reakcję na zmieniające się warunki zewnętrzne, co jest niezwykle istotne w świecie IT.

Kluczowe Tematy w Metodyce PRINCE2

PRINCE2 definiuje kluczowe obszary zarządzania projektem, które stanowią fundament skutecznej realizacji inicjatyw. Kierownik Projektu przywiązuje wagę do każdego z tych tematów, które powinny być elastycznie dostosowane do charakteru, skali i złożoności konkretnego projektu. Oto 7 głównych tematów wraz z kluczowymi pytaniami, na które dany temat stara się odpowiedzieć:

Uzasadnienie Biznesowe – Dlaczego?
- Kluczowe pytanie: Dlaczego ten projekt jest ważny dla organizacji? Jaki ma cel biznesowy?
Organizacja – odpowiada na pytania kto?
- Kluczowe pytanie: Kto jest odpowiedzialny za co? Jakie są role i odpowiedzialności?
Jakość – odpowiada na pytania co?
- Kluczowe pytanie: Jakie są wymagania dotyczące jakości produktu końcowego lub usługi?
Plany: Jak, za ile oraz kiedy?
- Kluczowe pytania: Jak projekt zostanie zrealizowany? Jak długo to potrwa? Kiedy zostanie ukończony?
Ryzyko – Co jeżeli?
- Kluczowe pytanie: Co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak? Jakie są potencjalne zagrożenia i jak z nimi zarządzać?
Zmiana – Jaki jest wpływ?
- Kluczowe pytanie: Jakie są skutki wprowadzenia zmiany w projekcie? Jakie są konsekwencje?
Postępy – Gdzie teraz jesteśmy? Dokąd zmierzamy? Czy powinniśmy kontynuować?
- Kluczowe pytania: Jak daleko doszliśmy? Czy to, co robimy, jest zgodne z planem? Czy powinniśmy zmienić kierunek?

Te tematy są kierunkowskazami dla Kierownika Projektu, zapewniając jasny zarys obszarów wymagających uwagi i nadzoru podczas trwania projektu. Ich elastyczne dostosowanie do specyfiki projektu i stanowi klucz do skutecznego zarządzania i osiągnięcia sukcesu.

Podejście Procesowe w PRINCE2: Podstawowe Procesy

PRINCE2 to metodyka oparta na podejściu procesowym, definiująca siedem kluczowych procesów, które stanowią rdzeń zarządzania projektem. Te procesy są klasyfikowane na najwyższym poziomie i następnie dzielą się na bardziej szczegółowe podprocesy. Zapewnia to strukturę dla skutecznego prowadzenia projektu.

Oto lista siedmiu głównych procesów wraz z ich odpowiednikami:

Strategiczne Zarządzanie Projektem (ZS) – Directing a project (DP).
Zapewnia wsparcie zarządzania na szczeblu strategicznym, decydując o kontynuowaniu, zmianach czy zakończeniu projektu.
Przygotowanie Projektu (PP) – Starting up a project (SU).
Inicjuje projekt, definiuje cele, zakres oraz określa, czy projekt jest opłacalny.
Inicjowanie Projektu (IP) – Initiating a project (IP).
Określa cele, skład zespołu, planuje harmonogram i zasoby.
Sterowanie Etapem (SE) – Controlling a stage (CS).
Zapewnia kontrolę nad poszczególnymi etapami projektu, monitoruje postęp prac i podejmuje działania korygujące.
Zarządzanie Dostarczaniem Produktów (WP) – Managing product delivery (MP).
Odpowiada za dostarczanie produktów zgodnie z planem, monitoruje jakość i terminowość.
Zarządzanie Końcem Etapu (ZE) – Managing stage boundaries (SB).
Ocenia zakończenie etapu i przygotowuje plan na kolejny.
Zamykanie Projektu (ZP) – Closing a project (CP).
Finalizuje projekt, ocenia rezultaty i archiwizuje dokumentację.

Projekty zgodne z PRINCE2 muszą zawierać co najmniej dwa etapy zarządcze: inicjowanie projektu oraz realizację projektu, która może być podzielona na kolejne etapy.

Procesy Przygotowania Założeń Projektu, Inicjowania Projektu i Zamykania Projektu definiują konkretne fazy cyklu życia projektu. Natomiast procesy Sterowania Etapem, Zarządzania Dostarczaniem Produktów i Zarządzania Końcem Etapu są aktywne w fazie realizacji projektu. Proces Strategicznego Zarządzania Projektem obejmuje cały cykl życia projektu. Planowanie jest aktywne we wszystkich fazach, z wyjątkiem ostatniej – Zamykania projektu.

Podejście procesowe w PRINCE2 zapewnia strukturę i klarowność w zarządzaniu projektem, umożliwiając jednocześnie elastyczność w adaptacji do zmieniających się warunków i potrzeb projektu.

PRINCE2 wykazuje szereg zalet

Standaryzacja i powtarzalność.
Stosowanie tej metodyki gwarantuje wysoki poziom standaryzacji, co umożliwia powtarzalność projektów, ujednoliconą terminologię i dokumentację. To zaś daje możliwość ciągłego doskonalenia kompetencji zespołu.
Racjonalne oparcie się na praktykach.
PRINCE2 opiera się na wyselekcjonowanych praktykach zarządzania projektami, co pozwala na zastosowanie sprawdzonych metod w sposób konsekwentny i efektywny.
Zasada management by exception.
Wprowadzenie tej zasady daje Kierownikowi Projektu swobodę działania przy jednoczesnym zaangażowaniu wyższego kierownictwa w sytuacjach krytycznych. Pozwala to skutecznie reagować na zagrożenia projektowe.
Kontrola nad projektem.
Metodyka zapewnia skuteczną kontrolę nad każdym etapem projektu, począwszy od jego startu, poprzez realizację, aż do zakończenia, co sprzyja efektywnemu zarządzaniu zasobami i czasem.
Przejrzysta dokumentacja.
Każdy dokument wymagany przez PRINCE2 dostarczany jest jako szablon, co gwarantuje jednolitość, czytelność oraz kompletność dokumentacji, ułatwiając pracę zespołu i zapewniając spójność informacji.
Adaptacja do potrzeb.
Metodyka PRINCE2 przewiduje elastyczność w dostosowywaniu się do specyficznych wymagań organizacji, programu lub projektu, co pozwala na efektywne dopasowanie strategii do unikalnych potrzeb.
Brak opłat autorskich.
Korzystanie z PRINCE2 nie wymaga ponoszenia dodatkowych opłat licencyjnych, co czyni ją dostępną dla różnych firm i organizacji bez dodatkowych obciążeń finansowych.
Dostępność materiałów.
Bogactwo opublikowanych materiałów PRINCE2 sprawia, że jest to łatwo dostępna i rozpowszechniona metodyka, co zmniejsza potrzebę tworzenia własnych standardów i materiałów szkoleniowych.

Wady PRINCE2

Niska popularność w praktyce: W rzeczywistości, niewiele organizacji aktywnie stosuje PRINCE2. Dominującą pozycję w branży IT zdobyły metody zwinne oraz praktyki z PMBOK Guide w kaskadowych projektach.
Syndrom PINO.
Wiele organizacji cierpi na syndrom PINO (Prince In Name Only). Wybierając elementy PRINCE2 bez pełnego zrozumienia lub implementacji fundamentalnych zasad, co prowadzi do nieskutecznego wykorzystania metodyki.
Nadmierna dokumentacja.
Metodyka kładzie duży nacisk na dokumentowanie. W niektórych przypadkach sprawia to, że dokumenty stają się celem samym w sobie, a nie narzędziem skutecznej kontroli procesu, co może prowadzić do niepowodzeń projektowych.
Bezproduktywne spotkania.
Zachęta do częstych i regularnych spotkań może być postrzegana jako marnotrawstwo czasu, zabierając czas, który mógłby być przeznaczony na rzeczywiste prace.
Brak definiowanej analizy wymagań.
PRINCE2 nie definiuje wprost procesu analizy wymagań, co może skutkować niepowodzeniem projektów z powodu przyjęcia nieprawidłowych założeń lub niewłaściwego uzasadnienia biznesowego.
Przywiązanie do sztywnych procedur.
Ścisłe przestrzeganie PRINCE2 bez elastyczności w adaptacji do specyfiki biznesowej może być zbyt pracochłonne, zwłaszcza w przypadku małych projektów.
Brak wsparcia podejścia zwinnego: Metodyka nie uwzględnia podejścia zwinnego do zarządzania projektami, co stwarza ograniczenia w stosowaniu zwinnych praktyk.
Niedostosowanie do innych popularnych technik zarządzania projektami.
Brak uwzględnienia wielu popularnych technik zarządzania, takich jak metoda wartości wypracowanej czy techniki kontroli jakości, może być ograniczeniem w porównaniu do innych standardów zarządzania projektami.
Perspektywa firmy zamawiającej.
Koncentracja PRINCE2 na perspektywie firmy zamawiającej może powodować brak adekwatnych metod dla sytuacji z wieloma dostawcami lub realizacji wewnętrznych projektów.
Brak uwzględnienia projektów optymalizacyjnych.
Metodyka nie uwzględnia specyfiki projektów optymalizacyjnych, takich jak projekty Six Sigma, co stwarza ograniczenia w zastosowaniu dla tego rodzaju inicjatyw.

Podsumowanie

PRINCE2, czyli Projects IN Controlled Environments, to nieoceniony zestaw zasad, których zastosowanie może przynieść ogromne korzyści w środowisku programistycznym. Ta metodologia zarządzania projektami, opracowana w celu zapewnienia skutecznej kontroli i organizacji, stanowi nieocenione narzędzie dla zespołów IT.

Zrozumienie filozofii i praktyk PRINCE2 może stanowić kluczowy element w osiąganiu sukcesu w projektach informatycznych. Poprzez stosowanie wypracowanych procedur i technik, zespoły programistów mogą efektywniej planować, monitorować i kontrolować przebieg projektów IT.

Wdrażanie zasad PRINCE2 pozwala nie tylko zminimalizować ryzyko i uniknąć potencjalnych pułapek podczas realizacji projektów, ale także stwarza warunki do osiągnięcia zamierzonych celów w sposób efektywny i zgodny z oczekiwaniami interesariuszy.

Dlatego też warto zgłębiać tę metodologię i dostosowywać ją do potrzeb własnego zespołu programistycznego. Opanowanie PRINCE2 może stanowić klucz do skutecznego zarządzania projektami IT oraz przyczynić się do osiągnięcia wyższej jakości i efektywności w pracy.